Plan Anual de Comunicación I: ¿por dónde empiezo?

Estamos en enero, si, este mes no nos vamos a cansar de decirlo pero es que para todo, es un mes muy importante, casi crucial diría yo en el que nos ponemos en marcha para muchos propósitos y objetivos que cumpliremos durante el año así que… hay que ponerse. Nosotros hoy vamos a empezar por el Plan de Comunicación para el 2016. Si aún no lo tienes listo y preparado para poner en práctica, es el momento perfecto. Entendemos que durante noviembre y diciembre estuviste muy liado con el cierre del año, clausurar proyectos, hacer balances y extraer métricas de tu negocio que sin duda son fundamentales para poder ahora hacer tu plan, por lo que ahora, ya no tienes excusa para hacer tu Plan de Comunicación para 2016 pero…

¿Por dónde empiezo?

Lo primero es recopilar toda la información que, a día de hoy, debes tener encima de la mesa ya elaborada sobre tu empresa. Cierre del año pasado con las acciones desarrolladas y sus métricas (saber el alcance y el éxito o fracaso de las mismas es fundamental para poder diseñar las del nuevo año). Necesitas por tanto:

Balance de comunicación (si es que hubo) del año anterior.
Objetivos de la empresa para el 2016: necesitas los objetivos generales de la empresa al menos a groso modo porque con ellos decidirás qué vas a buscar a través de las estrategias de comunicación que te marques. No es lo mismo que tus objetivos sean puramente vender o quizás tu caso sea que las ventas ya están estabilizadas y aunque quieras aumentarlas (que siempre es bueno) tu prioridad sea posicionar tu marca.
Objetivos de comunicación para 2016: una vez que tienes los generales lo siguiente es lo que decíamos, establecer qué deseas conseguir con la comunicación que llevarás a cabo durante el año. Márcate objetivos reales, alcanzables, que supongan un reto para ti y tu empresa pero que no sean utopías o inalcanzables porque si no, te llevará a la desesperación y la frustración rápidamente.
Presupuesto: antes de ponerte a hacer el Plan de Comunicación también deberías tener los presupuestos para el año de tu empresa y en él lo habitual es que implementes una partida para marketing y otra para comunicación. Si, aunque tu empresa sea pequeña, lo suyo es que lo dividas y puedas así evaluar cada sección por separado. Este presupuesto por supuesto a lo largo del año puede cambiar hacia más o menos (siempre es mejor que sea hacia más porque eso significará que tus ventas están aumentando y puedes dedicar más recursos a tu comunicación). Pero así, para empezar, una cantidad cerrada te dará la posibilidad de a la hora de hacer el plan poder asignar partidas a diferentes acciones y tener todo más claro desde el principio.

Ya tengo las piezas, ¿Y ahora?

Pues ahora a montarlas. Como todo puzzle, cuando ya tienes tus piezas lo que debes hacer es ponerte a montarlas. Un Plan de Comunicación puede ser tan completo como tú desees pero, llegados a este punto en el que estamos en enero y tenemos que ponernos en marcha ya, lo aconsejable es que seas práctico. Es decir, olvida el típico documento interminable de más de 50 hojas escritas y redactadas en el que te aburres solo de hacerlo no digamos de leerlo después. Seamos prácticos y vayamos a cuadros y formatos que son visibles, rápidos de ver – leer – ejecutar y que nos solucionan la vida más que nos la complican.

Si tienes un Plan de Comunicación del año anterior lo más fácil es que, las partes comunes (estudio de competencia, público objetivo, estudio del entorno…) las rescates y actualices con los datos de ahora (piensa que lo hiciste hace un año y puede que la competencia haya cambiado, por supuesto necesitas ver qué ha hecho durante el año en comunicación o que tu producto también haya sufrido variaciones y con ellos quizás también el público objetivo). Revisa esta parte, actualízala y si es tu primer Plan de Comunicación no te quedará otra que hacerlo desde el principio. Y aunque parezca pesado debes hacerlo porque no puedes establecer una serie de estrategias y acciones de comunicación y un calendario si no conoces todos estos detalles de tu mercado, público, entorno, competencia, etc.

Estructura

Pues con todo esto, ya estás listo para realizar la estructura de tu Plan e ir completando secciones. De nuevo repetimos, sé práctico. Aprovecha las nuevas herramientas que tienes a tu disposición para realizar los planes, no te aburras tú mismo haciendo un documento insufrible. El método canvas es muy bueno para esto porque mediante cuadros que se pueden ir rellenando te da las claves muy visualmente. Es solo una opción y si no, el típico Excel te ayudará mucho más que casi un Word en el que debes desarrollar con texto.

Y lo primero ahora que debes hacer es la estructura o el índice para poder ir completando todas las secciones. ¿Cuál sería?