Menos mal que en Comunicae hicimos un simulacro y algunas personas ya habían trabajado desde casa, porque el teletrabajo está siendo toda una aventura.

Hoy hablamos de lo mismo que están hablando tanta empresas de España.

Queremos ofreceros nuestro punto de vista y los aprendizajes de esta cuarentena, así como consejos para sobrellevar mejor el teletrabajo forzado. Un cambio de rutina tan repentino puede tener resultados críticos y está en nuestras manos aprender a ser eficaces.

En Comunicae comenzamos el teletrabajo la semana del 9 de marzo, como muchas otras empresas. Somos 14 personas, cinco departamentos diferentes cada uno con sus tareas, tecnologías y equipo: dos jefes, cuatro comerciales, tres técnicos, dos marketeras y tres periodistas.

Desde el principio tuvimos clara la estrategia y pusimos en práctica muchos de los consejos que rondan por las redes estos días. Esta es una recopilación de los consejos para el teletrabajo que sigue nuestro equipo.

Consejos para teletrabajar

1. Sé paciente con los compañeros y ten empatía con los clientes: ninguno estamos aquí porque queramos. ¡Podemos salir de esto todos juntos!
2. Aprende a delegar y a comprometerte a hacer las tareas que te tocan: al tener una comunicación menos directa, hay menos efectividad. Sobre todo para los jefes, es hora de confiar en el equipo, repartir tareas y organizarnos bien.
3. Plantea objetivos diarios: Hazlo el día de antes o el mismo día, y luego desgránalos y conviértelos en tareas realizables. Lo ideal es que sean importantes para tu trabajo o progresión.

Y de cara a una cuarentena más saludable:

1. ¡Haz ejercicio!: no hay más truco. Haz deporte.
2. Levántate a la misma hora y aprovecha el tiempo de desplazamiento para otras cosas:  Madruga y aprovecha el tiempo que pasarías en coche/metro para mejorar tus hábitos: un buen desayuno, meditación, autocuidados, hobbies, etc.
3. Vístete con ropa cómoda: Nos lo llevan diciendo desde el principio y hay que empezar a hacer caso. Trabajar en pijama reduce la concentración y puede afectar de manera negativa a la productividad y a la salud mental en el futuro. ¡Ponte ropa cómoda!
4. Aplica técnicas de productividad: Es un buen momento para investigar qué horarios son mejores para ti, para buscar técnicas de productividad con teletrabajo, etc. Por ejemplo, hay gente a la que le funciona la Técnica Pomodoro. Trabajar 25 minutos y hacer descansos de 10. ¡Busca la tuya!
5. Plantea momentos de descanso: Relacionado con lo anterior, es esencial descansar. Además, hacerlo sin dedicar el tiempo a otras responsabilidades como cuidar de los hijos o tareas del hogar, mejor, pero todos conocemos la realidad. Pasa tiempo con la familia y organiza el tiempo para cuidar a los hijos.
6. No te tortures si no has conseguido ser productivo: Ya no es que la mayoría estemos aprendiendo a teletrabajar, es que hay una curva de aprendizaje que hay que superar. Ante todo, hay que ser positivo.

Días después, en nuestros diferentes departamentos hemos comenzado a ver cómo nos afecta el teletrabajo a todos.

Ventajas y desventajas del teletrabajo por departamentos

Departamento Comercial

En cuanto a aspectos técnicos, todo va bien. Se echan en falta algunas facilidades de la oficina pero es lo que menos problemas da.

En la comunicación con el cliente, los canales se mantienen, lo cual facilita mucho el trabajo. Además, los clientes también están teletrabajando y están siendo muy comprensivos con el home office instaurado. ¡No es raro escuchar niños y barullo de fondo!

Lo más complicado sin duda es la comunicación con el equipo. Cuesta establecer la línea entre lo que es mantener informado al equipo y hacerles spam por chat. La gestión de problemas es mucho más fácil en persona y la costumbre de hacerlo siempre así hace que sea más complicado acostumbrarse a lo nuevo.

Además, la situación de incertidumbre no ayuda. El hecho de no saber cuándo va a acabar todo esto hace la situación más tensa.

Departamento Técnico

La principal desventaja a la que se enfrentan los técnicos es el cambio en las comunicaciones.

No es lo mismo estar cerca de todo el equipo para poder comunicarse que tener que hacerlo de forma telemática. Aun con esto, hay herramientas que permiten que la comunicación sea fluida.

Además, el cambio de entorno y adaptarse al nuevo lugar de trabajo es lo que más tiempo ha llevado. Ahora todo funciona de forma similar que en la oficina, aunque no se disponga de los mismos equipos.

Por otro lado, también nos quedamos con las ventajas: no existen los ruidos del día a día y si en casa consigues aislarte y tener un entorno apropiado puedes estar igual o más concentrado que en la oficina.

Para terminar, es el mejor momento para investigar y estudiar nuevas tecnologías para futuros desarrollos en la empresa. Formarse es una gran opción en tiempos de teletrabajo.

Departamento Contenidos

Las ventajas para nuestro departamento de contenidos son importantes: más autonomía, tranquilidad y concentración.

Sin embargo, es muy complicado ser eficientes al explicar problemas a los compañeros. Es quizás el departamento que más complicado lo tiene, ya que sus problemas están relacionados con otros departamentos y son complejos. Esto provoca una interrupción constante en el chat que poco a poco comienza a gestionarse.

Departamento de Marketing

Marketing es uno de los departamentos que más fácil lo tiene para trabajar desde casa y ya lo habíamos hecho más veces. Al ser un departamento pequeño, además, la comunicación entre el equipo está siendo efectiva.

Por otro lado, debemos ser un departamento «puente» entre el resto, sobre todo con ventas y con los técnicos, y la distancia física hace que sea más complejo establecer una rutina para comunicarnos entre todos las dudas que nos van surgiendo.

Departamento de Dirección

Las principales ventajas se dan en el ahorro de costes: desplazamiento, gasolina, parking y comida. Ahorro en tiempo y, sobre todo, flexibilidad. Estando en casa se puede pasar más rápido del trabajo a otra actividad de relax o ocio e ir intercalándolas.

Otra de las ventajas es la productividad en ciertas actividades que requieren desconexión, como las analíticas, buscar tendencias o controlar indicadores. ¡Aquí el aislamiento se convierte en una ventaja!

Y por último, se gana en salud (hoy más que nunca), pero el tiempo que sobra se puede utilizar para aprovechar para hacer deporte (salud física), dedicarlo a los hijos (salud social) o simplemente para desconectar, leyendo un libro (salud mental).

Pero las desventajas son severas en este caso: el teletrabajo fulltime no es recomendable para un CEO y otros directivos. La presencia física es esencial para crear una buena cultura de empresa y para trabajar la confianza. Para un CEO, que más que un gestor es un líder, las palabras no son suficientes: las acciones son fundamentales.

Además, no es lo mismo estar en casa que trabajar en casa, y eso es algo que a la familia, y sobre todo a los más pequeños, les cuesta asimilar. Si a eso añadimos no tener un espacio habilitado en el hogar para trabajar cómodo, la facilidad para distraerse es severa.

 

En definitiva…

 

Las desventajas del teletrabajo que más nos encontramos son estas:

• Aislamiento y sensación de exclusión.
• Menos socialización con compañeros de trabajo.
• Poca fluidez en la comunicación con el resto de compañeros.
• Requiere mucha autodisciplina.
• Dificultad para el control de la actividad laboral.
• Descenso de la productividad (sobre todo con hijos y sin zona establecida de trabajo).
• Problemas con la confidencialidad.

 

Pero por otro lado, también nos quedamos con lo bueno y nos centramos en las ventajas:

• Flexibilidad de horario (sobre todo con familia) y conciliación.
• No perdemos tiempo en transporte.
• Se reducen las distracciones del día a día en la oficina.
• Reuniones más efectivas y menos frecuentes.
• Tenemos más tiempo para nosotros mismos.

 

De hecho, gracias a este ejercicio (forzado) comenzamos a ser conscientes de ventajas más transcendentales y a largo plazo que podría tener el teletrabajo:

• Menos contaminación en las ciudades.
• Disminución de la despoblación o la «España vacía» en zonas rurales.
• Ahorro de costes de infraestructuras y consumo para empresas.

El futuro dirá. De momento, en Comunicae seguimos trabajando a tope para seguir ofreciendo el mismo servicio de siempre.

¿Cómo lleva tu empresa el teletrabajo? ¿Puede aplicarlo? ¿Te has encontrado con problemas similares a los nuestros? ¡Cuéntanos en los comentarios!