Dirigirnos a los periodistas no es nada fácil, al contrario, puede convertirse, si no estamos habituados o conocemos los canales más apropiados, en una ardua tarea y que por supuesto, nos lleve al mayor fracaso.
¿Cuántas veces habremos enviado aquello que realmente no queríamos o no correspondía? ¿En cuántas otras ocasiones, con nuestra agencia de prensa, habremos estado refiriéndonos a algo que realmente no era lo que teníamos en mente o no hemos realmente entendido lo que nos estaban diciendo que se llevaría a cabo?
Muchísimas, seguro, y es que, dentro de la comunicación, esa área tan desconocida en general, mucho más que el marketing online (aunque paradójicamente este sea mucho más actual), existen muchos términos que no tenemos claros y que aún nos cuesta diferenciar unos de otros.
Esto ocurre de forma más habitual cuando tenemos que diferenciar o referirnos entre convocatoria de prensa, nota de prensa y comunicado de prensa llegando incluso a pensar que es lo mismo (quizás porque los tres llevan incluido la palabra prensa). Pero nada más lejos de la realidad, uno de otro no tienen nada que ver y cada documento tiene una labor muy concreta a cumplir.
Confundir uno con otro dice muchísimo de nosotros de cara a la prensa y profesionales que considerarán que no estamos realmente especializados y no sabemos lo que tratamos. Por todo ello, en esta ocasión, vamos a diferenciar claramente entre convocatoria, comunicado y nota de prensa para así saber realmente qué estamos elaborando, con qué objetivo, a quién y cuándo dirigirlo… y obtener mayor éxito con cada acción que realicemos así que… ¡Comencemos!
Convocatoria de prensa
Es el paso inicial y se asemeja mucho a una invitación. Es el documento que enviaremos a la prensa cuando deseamos que asistan a uno de nuestros eventos tanto como asistentes / invitados o para que lo cubran para sus medios. Es un escrito breve en el que simplemente se incluye, en un párrafo habitualmente, de qué tratará el evento, el día, la hora, el lugar de celebración y las personas que intervendrán. Esto es la información básica, necesaria e imprescindible que debe resaltarse de manera más reseñable. Después, si se desea, se puede incluir otro párrafo de explicación de la marca o un dossier pero de forma algo más separada.
Nota de prensa
Es el documento o texto más habitual, el que siempre se suele enviar y que todos usamos cuando queremos transmitir algo a la prensa o que se haga eco de algo que nos afecte. Puede versar o tratar sobre un evento que se haya realizado y por lo tanto explicaremos lo que ha dado de si la cita (qué se presentó, quién asistió, participantes, anécdotas, datos…) o bien, también puede ser una nota de prensa sobre una información de actualidad referente a nuestra marca o producto.
Como ya os hemos contado en otros contenidos, no debería superar en ningún caso los dos folios de texto, y su estructura siempre debe estar muy bien delimitada: titular, subtítulo, entradilla, cuerpo y cierre. Por supuesto, no olvidar el contacto (nombre, teléfono y email) y el material gráfico que se debe añadir en el formato más accesible para todos los periodistas que la reciban. Se trata de facilitar el trabajo y no de dificultarlo.
Si se ha realizado una rueda de prensa, lo más conveniente es, a los asistentes, entregar el dossier de prensa de la marca (el genérico) pero también una nota de prensa en la que expliquemos de forma más extensa y por escrito (para que lo tengan a mano), aquello sobre lo que ha versado la rueda de prensa. Igualmente, ese mismo día, se enviará a los medios que no hayan podido asistir. Es, por tanto, la nota de prensa el texto más parecido a una información de actualidad.
Comunicado de prensa
Aunque existir existe y siempre debemos tenerlo en cuenta, lo más apropiado es no usarlo de forma sistematica y habitual. Debemos dejar el comunicado para algo extraordinario que queramos contar a la prensa como hecho importante, urgente o más trascendental de lo que podemos transmitir de forma cotidiana (que para eso tenemos las notas de prensa, el blog, las redes sociales). El comunicado, aún teniendo una estructura similar o casi igual por no decir la misma que la nota de prensa, lo que lo diferencia es su intención. Siempre se usará más formalmente y para causar mayor impacto. Lo encontraremos en las redacciones cuando hay crisis en alguna empresa de cualquier tipo (una caída de la bolsa, un desmentido, un accidente u otras circunstancias más relevantes y fuera de lo cotidiano).
Ahora, gracias a esta diferenciación y explicación detallada de qué es cada documento, cuándo se debe usar y para qué, te será mucho más fácil poder escoger aquel que mejor se adapte a tus necesidades, acertando siempre para así tener mayor éxito de difusión.
