Más de uno se habrá sentido identificado esta primavera al escuchar a Sabina preguntarse “¿Quién me ha robado el mes de abril?” Y es que probablemente una de las sensaciones más recurrentes que tenemos es la de que las horas pasan volando y llega el mediodía o la noche sin que hayamos llevado a cabo todas las tareas que teníamos previstas. Uno de los problemas que tenemos que combatir hoy en día es el contar con multitud de estímulos externos y el pasarnos conectados al móvil o la tablet más tiempo del que deberíamos…
Existen estrategias para aprovechar al máximo la jornada laboral, que hay que señalar es la clave para poder conciliar lo profesional y lo personal. Paralelamente podemos encontrar en la AppStore de nuestro smartphone aplicaciones que echan una mano en esto de mejorar la productividad individual. A continuación, en Comunicae recopilamos varias formas para optimizar nuestra ‘agenda’ y que haya espacio para (casi) todo.
El método ‘Getting Things Done’
Para quienes elaboren listas de tareas pendientes y la tengan siempre a la vista; para aquellos que están haciendo una actividad y no dejan de pensar en lo que dejaron a medias… El bautizado como GTD, que se explica detalladamente en el libro de su creador, David Allen, puede ser de gran utilidad. Este apuesta por hacer lo contrario. Es decir, liberar la mente de todo aquello que hay que llevar a cabo para centrarnos en el presente, el aquí y el ahora, en lo que se esté realizando en ese mismo instante. Solo así se logra la concentración y se termina a tiempo ese deber para poder pasar página pronto e ir a por lo siguiente.
Se trata de una metodología sencilla que todos podemos aplicar pero lo suficientemente compleja para que nada se quede en el tintero. “En el trabajo del conocimiento la tarea no se supone, sin que ha de terminarse”, apunta una de sus máximas. Para arrancar con el ‘Getting Things Done’ hay que conocer cómo funciona: en lugar de ir de abajo hacia arriba sigue el ritmo contrario. Primero hay que definir cuál es el trabajo actual y después ir enfocándonos al medio y largo plazo. Esto nos da control y perspectiva. El primer punto pasa por recopilar todo aquello que hemos de ejecutar; a continuación, procesar lo que hay que ‘procesar’, valga la redundancia; organizar según evaluación por orden de importancia; y, lo más importante, ¡adelante!
Son cinco pasos los que conforman el flujo de trabajo del GTD. Llega ahora lo más complicado, que es llevarlo del día a día a un medio y largo plazo, tomar perspectiva para saber que se está en el buen camino.
Son cinco pasos los que conforman el flujo de trabajo del GTD. Llega ahora lo más complicado, que es llevarlo del día a día a un medio y largo plazo, tomar perspectiva para saber que se está en el buen camino. En este caso hay niveles, por así decirlo, Allen lo bautiza como ‘niveles de altitud’: acciones (pista de aterrizaje), lo que se pueda hacer aquí y ahora, en este instante, en el mismo sitio; proyectos (3.000 metros), cuando se requiere de más de una acción; áreas de enfoque y responsabilidad (6.000 metros), con qué nos hemos comprometido, con nosotros mismos y en relación a otras personas;. metas y objetivos (9.000 metros), todo aquello vinculado a nuestra visión, a lo que nos gustaría conseguir; visión (12.000 metros), que versa sobre esas líneas que van marcando nuestra existencia y que querríamos para nuestra vida; y propósito y principios (15.000 metros o más), en relación a los comportamientos que rigen nuestro día a día.
Finalmente llega la planificación. David Allen apunta a que deben hacerse revisiones diarias, semanales y diarias, cada cierto tiempo. Se trata de que nuestras metas sigan vigentes y se consiga ese objetivo primero marcado: el saber gestionar el tiempo y ser en la medida de lo posible dueños del poder elegir en qué ocupamos las horas.
Agenda en la palma de la mano: Apps para optimizar el tiempo
En el mercado hay infinidad de aplicaciones que se utilizan para ayudar a mejorar la productividad laboral y personal. La más utilizada es Google Calendar, que no por ello es la más sencilla. Es un ‘imprescindible’ para quienes tengamos en el móvil nuestra oficina portátil. Podemos anotar los asuntos pendientes, las reuniones de trabajo, el avance de los proyectos, citas y recordatorios en los que cabe de todo. Se puede conectar con la agenda del teléfono, por ejemplo, y podemos configurar alarmas en base a eventos importantes en el calendario.
La más utilizada es Google Calendar, que no por ello es la más sencilla. Es un ‘imprescindible’ para quienes tengamos en el móvil nuestra oficina portátil.
Un ejemplo es cuando se aproxima una feria sectorial importante y queremos estar presente. Para ello es clave adelantarse a los acontecimientos y remitir notas de prensa a los medios. Esto es algo, a priori, que puede robar mucho tiempo. Sin embargo, si ese recordatorio está programado estaremos a tiempo de delegar en agencias como Comunicae para que lleven a cabo esa tarea y en una hora puede estar la noticia circulando por prensa y revistas. Tan fácil como esto… Y ya os decimos que es solo una muestra de las muchas utilidades de Google Calendar.
Otra aplicación que empieza a ser muy conocida y que ya es célebre entre algunos compañeros de la agencia es Wunderlist. Es similar a la anterior, con algunos servicios plus como el hecho de poder sincronizar ‘pendientes’ con mails que se envían y que supone finalizar una de las actividades que había que hacer. Se puede compartir listas con amigos y compañeros de trabajo, imprimir la agenda con darle a un clic e incluso utilizar las etiquetas con hashtags para poder acceder a las categorías de ‘pendientes’. Está la versión gratuita y la de pago. Lo cierto es que la prueba ‘free’ nos da una idea del gran potencial de Wunderlist.
Esperamos que estos consejos os hayan resultado de utilidad y os invitamos a compartir en comentarios y en redes otras aplicaciones que os permiten exprimir al máximo la jornada.
