Un plan de comunicación es una hoja de ruta estratégica que establece cómo una organización se comunica con su audiencia. Este documento define objetivos, canales, mensajes clave y un calendario de acciones, garantizando una comunicación coherente y efectiva que fortalezca la imagen de la empresa y le permita alcanzar sus metas.
En este artículo te enseñaremos por qué es importante tener un plan de comunicación bien establecido y cuáles son los pasos que debes seguir para hacer el tuyo.
Importancia del plan de comunicación
Un plan de comunicación es esencial porque proporciona una estructura clara para gestionar la información y las relaciones públicas. Entre sus beneficios destacan:
- Coherencia en los mensajes: Ayuda a alinear todos los mensajes con los valores y objetivos de la empresa.
- Mejora de la imagen: Refuerza la percepción positiva de la marca en el mercado.
- Gestión de crisis: Minimiza los riesgos de daños reputacionales al contar con estrategias previamente definidas.
- Adaptabilidad: Permite ajustar la comunicación según los objetivos estratégicos y los cambios en el entorno.
En un mundo altamente competitivo y conectado, contar con un plan de comunicación bien diseñado es una ventaja clave.
¿Cómo crear un plan de comunicación?
A continuación, te presentamos los pasos clave para elaborar un plan de comunicación, con ejemplos y herramientas que creemos que te pueden resultar útiles para ello:
1. Análisis de la situación
Antes de definir objetivos, es fundamental comprender el contexto en el que opera tu empresa desde el punto de vista de la comunicación externa. Esto incluye:
- Reputación actual: ¿Cómo perciben los clientes y el público a tu empresa?
- Competencia: ¿Qué estrategias de comunicación están implementando otras empresas del sector?
- Medios disponibles: Revisión de canales y recursos con los que cuentas para comunicarte.
2. Definir objetivos claros y medibles
Plantea objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límites de tiempo). Aquí tienes un par de ejemplos que podrían servirte de referencia:
- Incrementar en un 20% la notoriedad de marca en medios locales en los próximos seis meses.
- Aumentar el número de visitas al sitio web corporativo mediante campañas de comunicación.
3. Identificar a las audiencias clave
Segmenta tus públicos objetivos para adaptar los mensajes y canales a cada grupo. Por ejemplo:
- Clientes potenciales: Redes sociales y notas de prensa.
- Medios de comunicación: Dosieres de prensa y eventos exclusivos.
- Socios o aliados estratégicos: Reuniones, newsletters informativas y colaboraciones.
4. Definir mensajes clave, tono y voz corporativa
Asegúrate de que los mensajes reflejen la propuesta de valor y el punto de vista único de la empresa o proyecto, manteniendo coherencia con su misión, visión y valores. Además, define el tono y la voz que caracterizarán todas las comunicaciones corporativas, asegurándote de que sean consistentes y alineados con la identidad de la marca.
- Mensaje clave: «Somos una empresa comprometida con la sostenibilidad y la innovación.»
- Tono: Cercano y profesional.
- Voz: Confianza, liderazgo y autenticidad.
En tiempos donde la inteligencia artificial está redefiniendo la comunicación, ser auténtico se convierte en un diferenciador clave. La autenticidad no solo humaniza la marca, sino que también fortalece la relación con las audiencias, generando confianza y fidelidad.
5. Elegir los canales de comunicación
Selecciona los medios más adecuados según cada audiencia y objetivo, asegurándote de que estén alineados con la propuesta de valor y el punto de vista único de la empresa. Esto permitirá transmitir mensajes más efectivos y auténticos.
- Digitales: Redes sociales, blogs corporativos, email marketing. Estos canales son ideales para audiencias que buscan inmediatez y accesibilidad.
- Tradicionales: Notas de prensa, radio, publicidad en medios impresos. Úsalos para alcanzar públicos que valoren la credibilidad y el alcance masivo.
- Eventos y colaboraciones: Participación en ferias, webinars o asociaciones estratégicas para reforzar la presencia de marca y generar experiencias memorables.
Recuerda que el tono y la voz definidos previamente deben mantenerse consistentes en todos los canales. Además, en una era donde la inteligencia artificial genera gran cantidad de contenido, optar por estrategias auténticas y personalizadas será fundamental para destacar y conectar con tus audiencias.
6. Diseñar un cronograma de acciones
Detalla qué acciones se realizarán, cuándo y quién será responsable de cada tarea. Para ello puedes usar nuestro calendario + planificador de comunicación. Puedes descargártelo en este enlace.
7. Medir y evaluar resultados
Establece indicadores clave (KPIs) para medir el éxito del plan. Por ejemplo:
- Número de menciones en medios.
- Incremento en el alcance de las redes sociales.
- Valor Publicitario Equivalente (AVE).
Y no te olvides de realizar revisiones periódicas para ajustar las estrategias si es necesario.
Con estos pasos, podrás crear un plan de comunicación efectivo que impulse la imagen de tu PYME y te ayude a conectar mejor con tus audiencias.
