Cuando nos decidimos a emplear nuestros esfuerzos profesionales en gestionar la comunicación de nuestra marca con el objetivo de conseguir cobertura por parte de los medios de comunicación, lo primero que debemos preparar es el material con el que nos presentaremos y haremos visibles. Esto es extensible tanto al comienzo de la actividad para así contar quiénes somos y qué hacemos así como para cada vez que lancemos un nuevo producto o servicio.
Con este material conseguiremos centrar toda la atención del periodista en cuestión en los aspectos que nosotros queremos destacar y le daremos suficientes herramientas y contenidos como para elaborar la aparición deseada, facilitándole también así la adquisición de información.
Todo este material se compila en lo denominado Press Kit o Dossier de Prensa, algo básico y fundamental a tener en toda marca.
¿Qué es un Press Kit?
En pocas palabras es el conjunto de materiales de información corporativa que se recogen en un “paquete” y que se difunde o envía a los medios de comunicación.
En él, en sus componentes textuales y gráficos, deberás reunir la información más relevante de tu empresa, marca, producto y/o servicio que todos los periodistas deben conocer o tu quieres que se conozcan. Información necesaria para conocer de verdad la marca y aquello que se debe transmitir.
Por lo tanto, un Press Kit NO es ni un folleto ni un catálogo. Debe alejarse de lo publicitario y aportar información objetiva sobre la actividad e historia de la marca. ¡Tenlo en cuenta!
Partes de un Press Kit
¿Cómo se hace un Dossier de Prensa? Recopilando información ante todo y después, organizándola de forma ordenada, coherente y de fácil acceso.
Después deberás buscar formas de envío digital que te ayuden a hacer llegar tu Press Kit a la bandeja de email de los periodistas objetivo.
Si te interesa facilitar este proceso, Comunicae puede ayurate enviando tu nota de prensa a medios y periodistas de todo tipo, de forma segmentada.
Pero antes de eso, hay que pensar en qué partes componen un Press Kit y cómo estructurarlo:
Historia de la marca
Cuenta quienes sois, cuándo comenzasteis, el por qué del nombre, la historia del logotipo… remóntate hacia los comienzos y cuéntalo.
Concepto, valores y objetivos de la marca
Aquí redactarás y presentarás todo lo que sea relevante para la marca y que quieras que se conozca resaltando aquellos puntos y aspectos más importantes. Puedes añadir todo lo que creas conveniente que pueda ayudar a “levantar” la imagen de marca y posicionarla mejor.
Qué hace la marca
Es decir, sus productos, áreas de negocio, servicios… lo que vende.
Apariciones en prensa si existen: es muy útil incluir otras apariciones en prensa anteriores ya que esto siempre abre la puerta a nuevas coberturas y da mayor “empaque” a la marca.
Contacto
Fundamental dejar bien claro quien es la persona de contacto a la que se puede acudir en caso de necesitar más información. Incluye nombre y apellidos, cargos, teléfono, email… y también la página web de la empresa (siempre sirve para ampliar información).
Fotos
En la redacción puedes incluir o insertar material gráfico que de vida y ritmo al texto pero, estas fotos, también deben ir en formato JPG y PSD o AI en una carpeta adjunta con el fin de que puedan ser usadas rápidamente por los departamentos de maquetación.
Logotipo
Igualmente al caso de las fotos, será imprescindible incluir en la carpeta de material gráfico el logotipo de la enseña tanto en formato JPG como vectorial (ya que así pueden usarlo en diferentes tamaños).
Otros datos para el Press Kit
Estas son otras cosas que puedes añadir en tu press kitt de forma opcional:
- Datos financieros
- Número de empleados y sedes
- Biografía de tus directivos
- Casos de éxito
- Preguntas frecuentes
- Apariciones relevantes en prensa
Cuando tengas compuesto el Dossier de Prensa o Press Kit, dependiendo de cómo lo hayas realizado (Word, Ilustrator), lo ideal es que lo conviertas en PDF pero que también incluyas una edición de la que se puedan extraer los contenidos para así facilitar la labor de los periodistas que cada minuto reciben muchísima documentación.
Cómo entregar un Press Kit
Cuando tengas el press kit completo junto todo el material gráfico que quieras añadir, debes guardarlo todo en una carpeta con el nombre de la empresa y el indicativo de Press Kit. Puedes facilitarlo en tu Área de Prensa de tu web o enviarlo directamente a los contactos objetivos.
¿Cómo mandárselo? Tienes varias opciones
Enlace en la nube
Puedes envialo a través de plataformas como Dropbox o Wetransfer. Así te asegurarás que el material llega a su destino y que es de fácil descarga.
En mano
Si por un casual puedes entregar esta información en persona o tienes prevista una convocatoria de prensa, la mejor opción es entregar USB o imprimir el material y entregarlo en mano.
Por mail
También puedes comprimirlo y mandarlo por mail, aunque ya te avisamos de que esta práctica resulta sospechosa y probablemente no mucha gente esté dispuesta a abrir los contenidos de un mail, a no ser que haya confianza.
Herramienta de distribución de notas de prensa
Si no has construido todavía una relación de confianza con tus periodistas, otra opción es usar Comunicae, como te comentábamos antes. No solo podrás incluir un press kit o dossier de prensa con cada nota de prensa, también podrás enviar tu comunicado a medios y periodistas de una base de datos, ahorrándote el trabajo de ir periodista a periodista sin éxito.
Con esto, tienes una parte de la comunicación diaria bastante adelantada. Recuerda, siempre que envíes una nota de prensa por un hecho puntual, incluir el Press Kit corporativo para que puedan ampliar información sobre la empresa. Si el periodista le interesa tu historia pero le falta información y tiene que hacer una llamada o buscarla, puede que realmente no tenga tiempo y la desestime buscando otra opción. Facilita el trabajo y tendrás más opciones de cobertura.
