Para redactar una nota de prensa se necesitan las habilidades de un profesional de la comunicación, ya que no todo el mundo puede crear un comunicado profesional. Sin embargo, es posible guiarse por una serie de claves que ayuden a profesionalizar el proceso.
Esta es la tercera y última parte de nuestro ciclo de Estrategia PR efectiva aplicada a las notas de prensa. Hemos tratado las convocatorias de prensa y la lista de contactos de prensa, pero hoy nos centramos en los comunicados de prensa.
Las notas de prensa deben ser profesionales, de carácter noticioso y con una estructura definida y sencilla de comprender. No son publicidad y no deben ser excesivamente comerciales. Una nota no servirá de nada si no se centra en una novedad relacionada con una empresa.
10 claves para redactar una nota de prensa
Os damos una serie de puntos básicos para redactar una nota de prensa:
1. La temática
Al elegir el tema para una nota de prensa, debemos asegurarnos de que es un hecho noticioso. ¿Qué es esto? Es, en resumidas cuentas, una noticia que genere interés y que tenga valor periodístico. En el caso de las notas de prensa de empresas, que traten sobre novedades de dichos negocios.
Es importante es saber qué buscan los medios de comunicación y los lectores.
Los temas más solicitados son actualidad, interés social, cercanía, datos e información. La forma de abordar la noticia debe ser con la empresa como protagonista y con su hito como tema principal.
2. Titular
El titular debe tener menos de 70 caracteres. Esto tiene dos ventajas: es más legible y atrae antes la atención del lector (en este caso el periodista) y a nivel SEO ayuda a posicionar mejor.
Entre el titular, la entradilla y el primer párrafo de la nota de prensa deben contestarse a las famosas 5 W, de primero de periodismo: Quién, qué, dónde, por qué y cómo.
3. Cuerpo
La estructura del cuerpo de una nota de prensa se conoce como pirámide invertida. Lo más importante debe ir al principio (las 5 W) y progresivamente ir añadiendo datos hasta que se aportan los datos de contacto.
El texto del cuerpo debe tener mínimo 275 palabras.
4. Imágenes
Hoy en día, un comunicado sin imagen no llega a ningún sitio. No está prohibido enviarlo sin imagen, pero recomendamos encarecidamente que se incluyan recursos audiovisuales a la hora de hacer el envío, tanto fotos como vídeos.
A nivel visual, el ojo capta más deprisa una imagen que un bloque de texto. Ten en cuenta esto, ya que estás compitiendo directamente con cientos de textos ilustrados que lleguen a manos de los periodistas.
5. Objetividad
Las notas de prensa son objetivas. Aunque se está anunciando o promocionando un producto, servicio, contratación, adquisición, acontecimiento, etc, no debe plasmarse en la nota de prensa. Es importante no dar opiniones o emitir juicios a no ser que se cuente con datos y declaraciones.
6. Fuentes y citas
Como decíamos, es esencial aportar datos y declaraciones de cargos de la empresa. No solo aportan valor noticioso a la nota de prensa, sino que facilitan el trabajo del periodista a la hora de leerla y decidir si publicarla.
7. Tercera persona
Al redactar una nota de prensa se deben evitar las primeras y las segundas personas. Es decir, no se puede decir «en nuestro negocio tenemos una visión clara del futuro tecnológico». O «nuestros productos se posicionan entre los mejores…».
Lo correcto sería decir «el negocio cuenta con una visión clara del futuro» o «los productos se posicionan entre los mejores…».
Tampoco está permitido aludir al lector, por ejemplo diciendo «conseguirás los mejores resultados» o «Para más información llama a este número».
Como antes, en tercera persona es como se escribe en los medios de comunicación, de forma que estaremos facilitando el trabajo a los periodistas.
8. Público objetivo
Al enviar una nota también es necesario saber (antes) a qué público la dirigimos. ¿Mayores de 50 años? ¿Jóvenes entre 18 y 30? ¿Residentes en Cataluña? En Comunicae contamos con una plataforma que permite categorizar y excluir a los distribuidores que no forman parte de nuestro público objetivo.
De esta forma, nuestra nota de prensa no se distribuirán masivamente. Es más importante una difusión de calidad, no de cantidad.
9. Notas para periodistas
Los periodistas quieren historias, no publicidad. Por eso el envío de notas de prensa es tan complejo y cerca de un 80% de las notas enviadas acaban siendo ignoradas por grandes medios de comunicación. Es importante contar con que no a todos les interesa tu noticia, por eso recomendamos acudir a los editores habituales, es decir, investigar los medios que publican el tipo de noticia que quieres mandar.
Mejores horarios para enviar notas de prensa
En cuanto a horarios, el martes por la mañana es el mejor día para un envío. El lunes, al ser vuelta a la rutina, muchos emails se quedan a la espera de ser respondidos. Para el final de la semana ocurre lo mismo, la atención no es la misma y los días que quedan suelen estar ya planificados.
También hay que tener en cuenta el interés del periodista o la periodista a la hora de leer tu nota de prensa. Si mandas un comunicado post-evento sobre un congreso que se celebró hace más de una semana, es posible que ya no interesa. Mándalo mejor un día o dos después. Calcula cuánto tiempo, tanto antes como después, tienes para jugar con la publicación de la nota.
Dossieres, ¿sí o no?
Y aunque fueron grandes en su época, hoy en día los dossieres de prensa no son de utilidad para los medios. Las notas que facilitan la información y el contacto en el cuerpo de la nota tienen mejor aceptación que las que adjuntan un dossier.
Si has incluido toda la información posible y aun así quieres adjuntar un dossier no hay problema. Simplemente asegúrate de que no te dejas nada importante y cuenta con que, muy posiblemente, nadie abra el dossier.
10. Distribución
Como mencionábamos antes, la distribución debe hacerse al público objetivo de tu empresa o al que quieras alcanzar con la nota. Si cuentas con una lista de contactos de prensa, puedes comenzar a distribuirla manualmente por ahí. Sin embargo, hoy en día el proceso es más efectivo si se utilizan herramientas de automatización como Comunicae.
Líderes en distribución de notas de prensa en habla hispana
En Comunicae somos los líderes en envíos en español.
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